INQA-Coaching für die INGPLAN Ingenieurgesellschaft mbH

Vor welchen Herausforderungen stand ihr Unternehmen, so dass sie INQA-Coaching in Anspruch genommen haben?

INGPLAN GmbH

Das Ingenieurbüro stand vor mehreren zentralen Herausforderungen, die es erforderlich machten, ein INQA-Coaching in Anspruch zu nehmen. Zum einen bestand eine hohe Abhängigkeit von der Geschäftsführung. Entscheidungen liefen über wenige Personen, wodurch es regelmäßig zu Engpässen kam. Zum anderen fehlten klare Rollen und Strukturen im Unternehmen. Diese Unklarheiten führten zu Doppelarbeiten, Verzögerungen und einer diffusen Verteilung von Zuständigkeiten im Arbeitsalltag.

Ein weiteres Problem war der Wissensverlust innerhalb des Unternehmens. Da vorhandenes Wissen nicht systematisch dokumentiert wurde, fehlte neuen Mitarbeitenden ein klarer Leitfaden für ihre Einarbeitung. Dies erschwerte den Wissenstransfer und führte zu wiederkehrenden Unsicherheiten im Arbeitsprozess. Hinzu kamen steigende Anforderungen an die Digitalisierung und das Projektmanagement. Es wurde deutlich, dass ein einheitliches System für digitale Kommunikation, Ablage und Rechnungslegung notwendig war, um den steigenden Anforderungen gerecht zu werden und die Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten. Das INQA-Coaching bot dem Unternehmen die Möglichkeit, diese Themen gemeinsam mit externer Unterstützung strukturiert anzugehen.

Wie verlief der INQA-Coaching-Prozess und wie wurden die Beschäftigten einbezogen?

Der INQA-Coaching-Prozess verlief in klar strukturierten Phasen, die das gesamte Team von Beginn an einbezogen. Den Auftakt bildete ein gemeinsamer Kick-off, bei dem eine umfassende Analyse durchgeführt wurde. Dabei wurden im Team sowohl die bestehenden Stärken als auch Schwächen erfasst und gleichzeitig zentrale Zukunftsthemen identifiziert.

Darauf aufbauend fanden Workshops mit allen Beschäftigten statt. Diese dienten nicht nur dazu, weitere zentrale Themen zu erkennen, sondern auch deren Priorisierung vorzunehmen. Besonders im Fokus standen die Themen Kommunikation, Wissenstransfer, Fachkräftemangel und Digitalisierung. Zur Unterstützung kam zusätzlich das vom BMWK und dem Fraunhofer IPK entwickelte Tool „Wissensbilanz – Made in Germany“ zum Einsatz. Darüber hinaus wurde die Einführung von KI-unterstützter Arbeit in das Unternehmen vorbereitet.

In der nächsten Phase ging es um die konkrete Entwicklung von Maßnahmen. Dazu gehörte unter anderem die Einführung regelmäßiger Team-Dailys, um die Abstimmung im Alltag zu verbessern. Ergänzend wurde ein Konzept für ein digitales E-Mail-Adressensystem sowie für eine strukturierte Ablage erarbeitet. Zudem begann die Planung von Fachbereichsleitungen, um Verantwortung und Entscheidungsbefugnisse breiter zu verteilen. Auch die Erstellung von Onboarding-Checklisten und standardisierten Vorlagen war ein wichtiger Baustein, um den Wissenstransfer effizienter zu gestalten und neuen Mitarbeitenden eine bessere Orientierung zu geben.

Ein zentrales Element des gesamten Coaching-Prozesses war die aktive Einbindung aller Mitarbeitenden. Jede und jeder hatte die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen, Feedback zu geben und die Lösungsansätze aktiv mitzugestalten. Durch diese sehr fokussierte Zusammenarbeit wurde nicht nur der Teamgeist gestärkt, sondern auch ein gemeinsames Verständnis für die nächsten Schritte geschaffen.

Was haben Sie aus der Beratung gelernt, um sich und Ihr Unternehmen zukunftssicher aufzustellen?

Aus dem Coaching-Prozess hat das Ingenieurbüro wichtige Erkenntnisse gewonnen, die entscheidend dazu beitragen, sich zukunftssicher aufzustellen. Besonders deutlich wurde, dass eine klare Struktur und eindeutig definierte Rollen die Effizienz erheblich fördern. Die Einführung von Fachbereichsleitungen sowie standardisierte Prozesse entlasten die Geschäftsführung spürbar und sorgen dafür, dass Entscheidungen schneller und zielgerichteter getroffen werden können.

Darüber hinaus zeigte sich, dass die Digitalisierung ein zentraler Erfolgsfaktor für die Weiterentwicklung des Unternehmens ist. Eine zentrale digitale Ablage sowie ein einheitliches E-Mail-System bilden die Grundlage für einen reibungslosen Wissenstransfer und tragen gleichzeitig wesentlich zur Qualitätssicherung bei.

Ebenso wurde deutlich, dass Kommunikation ein wesentlicher Schlüssel für den Projekterfolg ist. Regelmäßige Abstimmungen, die aktive Einholung von Feedback und transparente Entscheidungsprozesse stärken das gesamte Team und fördern die gemeinsame Verantwortung für Ergebnisse.

Als zukunftsweisendes Ergebnis wurde schließlich eine Vision für das Jahr 2030 entwickelt. Diese Roadmap beschreibt den Weg, INGPLAN zu einem selbstorganisierten und agilen Ingenieurbüro mit rund 25 bis 30 Mitarbeitenden auszubauen. Damit wurde ein klares Bild für die langfristige Entwicklung geschaffen, das sowohl Orientierung als auch Motivation für alle Beteiligten bietet.

„Das INQA-Coaching hat uns geholfen, Strukturen zu schaffen, die nicht nur uns entlasten, sondern das gesamte Team befähigen, eigenverantwortlich und zukunftsorientiert zu arbeiten.“ – Frank Baumgarten, Geschäftsführer INGPLAN GmbH