Fit für die Zukunft für die Jürgen Hohnen GmbH

Effiziente Kundenreaktionen, reibungslose Abläufe und zukunftsfähige Arbeitsstrukturen werden in der SHK-Branche zunehmend zum Wettbewerbsfaktor. Um diese Handlungsfelder ganzheitlich anzugehen, nutzte die Jürgen Hohnen GmbH das Programm „Fit für die Zukunft“ und ließ sich von der KI-Beratung rúnstyr unter Leitung ihres Gründers Stephan Zentsch holistisch beraten. In gemeinsamen Workshops wurden mehrere zentrale Themen identifiziert – von Prozessstandardisierung über digitale Kundenkommunikation bis hin zur Kompetenzentwicklung der Mitarbeitenden. Ein besonders sichtbares Ergebnis ist das Konzept eines KI-gestützten Voice-Bots, der heute die Erstansprache übernimmt und das Vertriebsteam spürbar entlastet. Er steht exemplarisch für den Erfolg des Projekts und zeigt, wie eine beteiligungsorientierte Beratung analoge Prozesse in zukunftsweisende Innovationen verwandeln kann.

Vor welchen Herausforderungen stand Ihr Unternehmen, so dass Sie die Beratung „Fit für die Zukunft“ in Anspruch genommen haben?

Als Dienstleister für Wärme, Wasser und Umwelt war die Jürgen Hohnen GmbH in kurzer Zeit mit deutlich höheren Kundenanforderungen und einem spürbaren Fachkräftemangel konfrontiert. Analoge Abläufe, heterogene Software-Insellösungen und uneinheitliche Prozessstandards führten dazu, dass Aufträge nur mit großem zeitlichem Aufwand abgewickelt werden konnten. Gleichzeitig fehlte intern das methodische Know-how, um Digitalisierungspotenziale und Automatisierungsansätze systematisch zu identifizieren und zu nutzen. Die Unternehmensleitung sah daher in „Fit für die Zukunft“ die Chance, gemeinsam mit den Beschäftigten ein tragfähiges Konzept für strukturiertere, digital unterstützte Prozesse zu entwickeln.

Wie verlief der Beratungsprozess und wie wurden die Beschäftigten eingebunden?

Der Beratungsprozess setzte bewusst auf Partizipation. In mehreren, moderierten Workshops analysierten Teams aus Vertrieb, Projektabwicklung, IT und Verwaltung zunächst ihre täglichen Abläufe, legten Schwachstellen offen und sammelten Ideen für Verbesserungen. Aufbauend auf dieser Bestandsaufnahme entstand ein gemeinsames Zukunftsbild, in dem Digital- und Automatisierungspotenziale priorisiert sowie klare Verantwortlichkeiten festgelegt wurden. Mitarbeitende nutzten Praxisbeispiele, simulierten neue Prozessschritte direkt am Arbeitsplatz und bewerteten deren Nutzen – so wurden Wissenstransfer und Akzeptanz sichergestellt. Das Ergebnis war ein verbindlicher Handlungs- und Kompetenzentwicklungsplan, der allen Beteiligten Orientierung bot und ihnen zugleich den Spielraum gab, weitere Optimierungen selbstständig voranzutreiben.

Was haben Sie aus der Beratung gelernt, um sich und Ihr Unternehmen zukunftssicher aufzustellen?

Die zentrale Erkenntnis lautete, dass nachhaltige Digitalisierung nur dann gelingt, wenn Beschäftigte Prozesse selbst mitgestalten und die dafür nötigen Kompetenzen aufbauen. Durch die gemeinsame Arbeit an realen Fällen lernten die Teams, Optimierungspotenziale zu erkennen, digitale Werkzeuge pragmatisch einzusetzen und Verantwortung für kontinuierliche Verbesserungen zu übernehmen. Ein sichtbares Resultat dieser neuen Innovationskultur ist das Konzept eines KI-Voice-Bots für den Vertrieb: Die Idee entstand während der Beratung, wurde nach Abschluss der geförderten Maßnahme in Eigenregie umgesetzt und unterstützt heute das Team bei der Lead-Vorqualifizierung und Gesprächsdokumentation. Damit zeigt das Unternehmen, wie Beratungsergebnisse direkt in marktwirksame Innovationen überführt werden können.